Managing change

Today I had one of the most popular problem that we the HR people deal with: change and how we are managing the change in the company.

When you work in a company, were the average age is 47  years it is difficult to make the employees to embrace the new changes. But we have to find the means to do that.

Recently I read an article that was inspiring for me (sadly I don't remember the name or who wrote it).

In this article the most important thing was a chart with the variables of the change process that helped me to understand what strategies I have to use to make my employees to be able to embrace the changes.

Managing complex change involves 5 variables:

1. Vision

2. Skills

3. Incentives

4. Resources

5. Action plan

Let's analyze each of them:

Vision - when you want to make a change you always start from a vision. Where you are and where/ what you want to become. This vision is necessary to be visible, to be known by every one that is implicated in the process of change.

Skills - you must have the skills in your "change team". When you want to make a big change in your company you have to use the key people, the people that have the skills to complete this project. Otherwise the project is doomed before you start it.

Incentives - don't forget that every one of us is motivated by something. You have to take time and analyse what motivates your change team, and use rewards to complete the change.

Resources - one of the most important thing when you start a project that involves changes is to analyse what resources you need from the start of the project until the end of it and what is the most efficient way of using them.

Action plan - we usually start a project without making a plan. The action plan gives your change team all the information about the project and all the steps that are necessary in order to do it. Yes, in a project you have the project manager but I think that an important thing is to let all the team members have an input in this plan.

But what happens when you lack one of this variables? well...

When you lack the vision you will have confusion in your team, when you don't have the skills you will have an anxious team, when you don't have the resources you will find frustration and when you don't use incentives you will deal with resistance. And when you don't have an action plan you will have a false start

   The conclusion is that we need to have all this five variables in order to succeed in implementing the change in our company. After you have all this variables you can find the proper strategy to use in order to make the changes in your company easy to implement. But don't forget to work with your team in all you do.

Rate de recuperare a investitiei (ROI)

Atunci cand venim cu ideea unui nou proiect, de multe ori auzim intrebarea: Si in cat timp ne recuperam investitia?

Raspunsul la aceasta intrebare vine din calcularea ratei de recuperare a investitiei (ROI).

Metoda a fost promovata inca din anul 1920 de catre DuPont Corporation din USA care a folosit un model de calcul foarte apropiat de ceea ce a devenit astazi. Incepand cu anii 2000, ROI este unul dintre principalii indicatori folositi in masurarea eficientei proiectelor de investitii.

ROI este folosita pentru a evalua eficacitatea investitiei si este definita dupa formula:

ROI = (Valoarea castigata - Cost)/ cost *100

unde,

              Valoarea castigata = Valoarea obiectiv calculata + Valoarea perceputa
              Costul = Costul initial + Costul schimbarii
              Valoarea obiectiv calculata = Suma tuturor castigurilor atat fixe cat si variabile raportate la perioada de referinta
             Costul = Suma tuturor costurilor fixe si variabile raportate la perioada de referinta

Sa luam si un exemplu:
      Valoarea castigata de investitia in proiect in primii 2 ani de la implementare este de  100.000 euro iar costul total al investitiei este de 30.000 euro
       ROI = (100.000 - 30.000)/30.000*100 = 233%
       
      Cum interpretam acest lucru: la fiecare euro investit am obtinut suplimentar 2.33 euro

Durata de recuperare a investitiei indica numarul de luni/ ani in care plus valoare va fi egala cu costul.

Metode de calcul e relativ simpla - folosim regula de 3 simpla

In cazul exemplului nostru:
      2 ani = 24 de luni
      24 de luni ..............100 000
      x luni.................30 000
               x = 7.2 luni

Deci investitia mea initiala de 30 000 de euro o voi recupera in 7.2 luni. Suna bine nu? 😊

 AVANTAJE:

⇪ Usor de folosit;

⇪ Se pot alege cu usurinta variabilele;

⇪ Formula este usor de inteles;

⇪ Este o verificare rapida a unei investitii

⇪ Ajuta la compararea diferitelor proiecte in ceea ce priveste rentabilitatea si utilizarea activelor implicate;

⇪ Este considerata a fi cea mai importanta metoda de masurare a performantei unei divizii de investitii;

⇪ Poate ajuta la masurarea concurentei pe piata.

DEZAVANTAJE:

⇪ Metoda poate fi usor manipulata;

⇪ Pentru a putea face comparatie intre investitii, proiecte, trebuie sa folosesti aceleasi variabile si acest lucru poate varia in functie de cine calculeaza si ce varianta de calcul foloseste;

⇪ Nu include riscurile asociate cu capitalul uman, cu mediul de afaceri;

⇪ Nu ia in variabila timpul.

Despre esec

Ce faci cand nu reusesti? Cum reusesti sa treci peste esec?

Acestea sunt intrebarile care nu mi-au dat pace saptamana acesata. 

Esecul indiferent din ce punct de vedere il privim (personal sau profesional) are acelasi efect asupra noastra. Nimanui nu ii face placere sa nu isi atinga obiectivele, sa o dea in bara. Insa ce este cel mai important, din punctul meu de vedere, este cum abordezi acest lucru.

Desi modul de abordare al esecului este foarte subiectiv, din articolele citite a observat ca esecul este privit din doua puncte de vedere:

⇪ pesimist

          ⇪ optimist

Stilul pesimist presupune ca esecul sa fie sinonim cu dezamagirea. Dezamagirea ca am facut ceva prost si care nu mai poate fi remediat si din care nu poti scoate nimic bun. Acest stil duce chiar pana la ideea ca analizarea cauzei esecului duce catre alt esec. 

Stilul optimist este stilul care vede esecul ca o etapa in invatare si o cale catre succes. Am citit acum cateva luni un articol si mi-a placut foarte mult ideea transmisa, si anume:esecul trebui incurajat si sustinut, doar asa o afacere, un obiectiv poate creste frumos. Primul pas in invatare este esecul.

Insa de cele mai multe ori, abordarea esecului tine de cultura, extrapoland catre mediul business de cultura organizationala.

Cultura noastra, a romanilor, a accentuat teama de esec si acest lucru se poate observa din atitudinea generatilor trecute in reticenta de a incerca ceva nou, din amanarea unor decizii, de neasumarea lor.

Un studiu realizat de EY si Impact Hub in anul 2016 asupra a 301 de fondatori de afaceri de tip start up din Romania, arata ca doar 23% dintre antreprenorii de start up percep esecul ca un prilej de invatare pe cand 26% il vad doar ca un esec in cariera fara a vedea partea pozitiva a acestuia.

Acelasi studiu arata ca 68% dintre anterprenorii de strat up cred ca esecul in afaceri este penalizat de catre societatea romaneasca.

Si totusi, cum faci ca organizatia ta sa fie deschisa catre esec dar fara a duce acest lucru la extrem? fara a avea pierderi mari de productivitate astfel incat sa nu influentezi negativ partea financiara?
Din punctul meu de vedere, pentru ca organizatia sa creasca trebuie sa iti asumi si cateva riscuri. Unul dintre ele este permiterea si acceptarea esecului ca parte din dezvoltare. Dar atentie, al esecului moderat.
De cele mai multe ori esecul apare la persoanele neexperimentate, angajatii la inceput de drum, care sunt in etapa de invatare. Ce modalitate mai buna de a invata daca nu din greseli? Iar pentru a tine sub control ca aceste greseli sa nu degenereze, instrumentele cele mai la indemana pe care le avem sunt :

1. perioada de inductie si trainingul - pentru a isi desfasura activitatea orice angajat din organizatia ta, indiferent de numarul de ani de experieta din spate, are nevoie de inductie - de prioada in care se familiarizeaza cu organziatia ta, cu activitatea si specificul ei. Un rol important il au si trainingurile. Vrei ca personalul tau sa fie cel mai bun in domeniu, atunci trebuie sa investesti in el.

2. mentorii -  o persoana experimentata care sa supravegheze activitatea unui junior, care sa il lase sa greseasca, dar care in aceleasi timp sa ii arate partea pozitiva si modalitatea de a gasi solutia poate sa iti aduca doar beneficii din prisma faptului ca vei avea rezultatele dorite de la noii angajati si vei transmite know how-ul la urmatorii.

3. testele -  nu multe sunt companiile care au departament de testare. In functie de specificul activitatii tale acest lucru te poate ajuta sa vezi din faza incipienta ce faci prost si sa remediezi.

4. atitudinea fata de esec atat a managerilor cat si a intregii echipe. Nimanui nu ii place sa fie certat atunci cand greseste. De cele mai multe ori am vazut cum sanctiunea greselilor (atentie la gravitatea lor) a dus la frustrare, la noi greseli si la parasirea companiei de catre angajatii valorosi care au fost "persecutati"de reprosurile celorlalti. Dar am fost martora si la atitudini precum: Ai gresit acum, hai sa vedem de ce am ajuns la acest rezultat? ce masuri putem lua pentru a indrepta acest lucru si ce putem face ca sa nu se mai intample?, iar acest lucru a facut ca performanta echipei sa creasca.

Instrumente sunt multe si fiecare dintre noi le aplica in functie de profilul nostru, de natura activitatii noastre etc.

Personal, din greselile mele am reusit intotdeauna sa invat cate ceva nou, chiar si din greselile altora,

Daca asculti discursurile celor care au reusit in business ai sa afli ca fiecare a trecut printr-un esec si depasirea lui a facut parte din dezvoltarea lui.

Deci: Esecul este drumul catre succes!